Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy

Przyjmowanie dokumentacji zlikwidowanych szkół

Tryb przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy

Podstawa prawna

  1. Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2021 r. poz. 1915 z późn. zm.). 
  2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r.  Prawo oświatowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 900 z późn. zm.).
  3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz. U. z 2023 r., poz. 1120 z późn. zm.).
  4. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2024 r., poz. 50). 
  5. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.). 
  6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
  7. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246). 
  8. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 21 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r., poz. 2474). 

Informacja dotycząca przekazywanych dokumentów

Do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty przekazuje się dokumentację pedagogiczną szkół, przedszkoli i placówek oświatowo-wychowawczych zgodnie z art. 2 pkt 1-11 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe.
 
Kuratorium przyjmuje dokumentację pedagogiczną uczniów potrzebną do wydania duplikatu lub zaświadczenia: 

      • księgi arkuszy ocen, 
      • księgi uczniów/słuchaczy,
      • księgi ewidencji,
      • księgi absolwentów,
      • rejestry wydanych świadectw i dyplomów,
      • protokoły egzaminów dojrzałości, egzaminów zawodowych, protokoły klasyfikacyjne, listy imienne z OKE potwierdzające zdanie egzaminów.
      • kroniki szkolne, księgi pamiątkowe itp.,
      • ramowe – godzinowe plany nauczania obowiązujące w poszczególnych latach funkcjonowania szkoły/placówki,
      • dzienniki lekcyjne, pozalekcyjne i inne. 

Bardzo prosimy o przywożenie czystej dokumentacji, zakurzone i brudne księgi proszę oczyścić płynem ezynfekującym/grzybobójczym (np. INCIDUR, MELISEPTOL itp.) dostępnym w każdym sklepie medycznym – brudne księgi nie będą przyjmowane.

Występowanie do Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły lub placówki.

  1. Dyrektor lub osoba prowadząca szkołę przesyła drogą pocztową do Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy  wniosek o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły lub placówki oświatowej- wzór do pobrania poniżej.
  2. Do wniosku należy dołączyć:
    – kopie dokumentów dotyczących  założenia, przekształceń oraz likwidacji szkoły lub placówki,
    – kopie opinii Archiwum Państwowego właściwego terytorialnie informującej o wytwarzaniu lub niewytwarzaniu przez szkołę materiałów archiwalnych (interpretacja Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt zamieszczonego na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych),
  3. Do przekazywanej dokumentacji należy dołączyć krótką notatkę o historii likwidowanej szkoły/placówki (podać granice chronologiczne, granice terytorialne i obwód szkoły, strukturę organizacyjną ze zmianami, system kancelaryjny stosowany w jednostce). 

Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty

Archiwum zakładowe Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy przyjmuje dokumentację kompletnymi rocznikami na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych- wzór do pobrania poniżej, po ich uprzednim uporządkowaniu (usunięciu wszystkich metalowych części oraz koszulek foliowych).
Dokumentację kat. A należy układać chronologicznie wewnątrz teczki aktowej, ponumerować (ołówkiem) każdą zapisaną stronę w prawym górnym rogu, umieścić na wewnętrznej stronie teczki liczbę zapisanych stron stosując następujący zapis: „Niniejsza teczka zawiera…. stron kolejno ponumerowanych, miejscowość, data, imię i nazwisko osoby archiwizującej akta”.

Tak przygotowaną dokumentację umieszczamy w teczkach z tektury bezkwasowej o wymiarach 320x230x50 mm, gramaturze 450 g/m2 lub w pudłach archiwalnych  bezkwasowych o wymiarach 360x260x110 mm, gramaturze 1100 g/m2 np. www.beskidplus.com.pl, www.leha.de, opis teczki aktowej –  wzór do pobrania poniżej, taki sam opis prosimy umieścić w górnej części dłuższego grzbietu na pudach archiwalnych.

Dzienniki przekazuje się do archiwum w formie tradycyjnej bądź elektronicznej.
W przypadku formy elektronicznej należy sporządzić spis zdawczo- odbiorczy – wzór do pobrania poniżej oraz przekazać dzienniki na 2 nośnikach: płyta CD/DVD oraz pendrive zgodnie z §21 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. poz. 1646 z późn. zm.).
Płytę należy opisać pisakiem przeznaczonym do opisu płyt podając: nazwę szkoły, tytuł określający zawartość nośnika, daty oraz format pliku. Do pendrive należy dołączyć plakietkę z opisem zawartości nośnika.

Nośniki należy zapakować w papierowe pudełko i nakleić na nie etykietę opisową.

Jeżeli posiadają Państwo księgi uczniów i arkusze ocen do 1950 r. należy traktować je jako kat. A

Kuratorium Oświaty przyjmuje następujące okresy przechowywania dokumentów:

  1. Oryginały: aktu powołania, przekształcenia oraz uchwały o likwidacji szkoły kat. A*/B50**
  2. Statuty, regulamin oceniania i ramowe plany nauczania kat. A*/B50** 
  3. Protokoły Rady Pedagogicznej kat. A*/B50** 
  4. Księgi arkuszy ocen (na początku każdej księgi proszę umieścić alfabetyczny  spis uczniów) kat. A*/B50** 
  5. Arkusze uczniów którzy nie ukończyli szkoły ( dołączyć alfabetyczny spis uczniów) kat. A*/B50** 
  6. Dokumentacja uczniów (nieodebrane oryginały świadectw lub innych dokumentów – dołączyć alfabetyczny spis uczniów) kat. A*/B50** 
  7. Księga uczniów/słuchaczy, księga ewidencji, rejestry kat. A*/B50** 
  8. Dokumentacja egzaminów – protokoły egzaminów lub imienne wykazy z OKE o zdaniu egzaminów kat. A*/B50** 
  9. Indeksy i zaświadczenia o odbyciu praktyk zawodowych (dokumentację poprzedzić alfabetycznym spisem uczniów) kat. A*/B50** 
  10. Plany i programy nauczania obowiązujące w latach funkcjonowania szkoły/placówki kat. A*/B50** 
  11. Kroniki szkolne, księgi pamiątkowe kat. A*/B50** 
  12. Dzienniki kat. B5 ( z ostatnich pięciu lat, w przypadku braku arkuszy ocen danego rocznika stosujemy kat. A*/B50**

kategoria A w przypadku, gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła wytwarza materiały archiwalne. 

kategoria B w przypadku gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła nie wytwarza materiałów archiwalnych, a jedynie dokumentację niearchiwalną.

Pozostałe informacje

Przekazanie dokumentacji może nastąpić po przesłaniu wniosku i spisów zdawczo-odbiorczych do weryfikacji na adres e-mail archiwistów z odpowiedniego rejonu działania:

Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy: swisniewski@bydgoszcz.uw.gov.pl
Delegatura w Toruniu:  sbylicki@bydgoszcz.uw.gov.pl
Delegatura we Włocławku:  amalendowicz@bydgoszcz.uw.gov.pl

Po sprawdzeniu i akceptacji spisów zdawczo-odbiorczych pracownik archiwum informuje szkołę o możliwości przywiezienia dokumentów.

Przed przekazaniem dokumentacji należy opisać teczki sygnaturami archiwalnymi wynikającymi z przygotowanych spisów zdawczo-odbiorczych.

Sprawdzone spisy zdawczo-odbiorcze należy wydrukować odpowiednio dla: kat. A w 4 egzemplarzach, kat. B w 3 egzemplarzach. W imieniu strony przekazującej spisy podpisuje dyrektor szkoły/placówki lub osoba prowadząca szkołę/placówkę.
Przygotowaną dokumentację strona przekazująca przywozi we własnym zakresie do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy, które mieści się w Bydgoskim  Centrum Finansowym przy ul. Jagiellońskiej 1 ( wjazd od ulicy 19 marca 1981 r.).
Przed przejęciem do archiwum dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika pod względem zgodności stanu przygotowania z powyższą procedurą.
W przypadku nieprawidłowości archiwista Kuratorium może odmówić podpisania protokołów, dostarczona dokumentacja zostaje zwrócona w celu usunięcia nieprawidłowości.
Po wykonaniu zaleceń zgodnych z  procedurą nastąpi ponowne przekazanie dokumentacji.

Termin dostarczenia dokumentacji należy uzgodnić telefonicznie z właściwym pracownikiem:

Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy:  Sławomir Wiśniewski  52/34-97-631
Delegatura w Toruniu:  Szymon Bylicki 52/34-97-870
Delegatura we Włocławku: Anna Malendowicz  52/34-97-613

Materiały

Wniosek o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych
Wniosek​_o​_przejęcie​_dokumentacji​_przebiegu​_nauczania​_zlikwidowanych​_szkół​_i​_placówek​_oświatowych.docx
0.02MB

Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji przekazywanej do archiwum
Spis​_zdawczo​_-​_odbiorczy​_dokumentacji​_przekazywanej​_do​_archiwum.docx
0.01MB

Spis zdawczo-odbiorczy informatycznych nośników danych
Spis​_zdawczo​_-​_odbiorczy​_informatycznych​_nośników​_danych.docx
0.02MB

Przykładowy opis teczki aktowej
Przykładowy​_opis​_teczki​_aktowej.docx
0.01MB

Kuratorium Oświaty w Bydgoszczy

Delegatura w Toruniu

Delegatura wE Włocławku

Zespół ds. nadzoru pedagogicznego
w Inowrocławiu

Projekt i administracja Maciej Leciejewski, 2024